Ditulis oleh Ikhwan Arief, Dosen Departemen Teknik Industri, Universitas Andalas

Website jurnal ilmiah bukan sekadar halaman untuk menampilkan edisi dan artikel yang telah diterbitkan. Website juga menjadi ruang utama bagi jurnal untuk menjelaskan siapa yang mengelolanya, bagaimana naskah diproses, bagaimana keputusan editorial dibuat, serta bagaimana integritas publikasi dijaga.

Committee on Publication Ethics (COPE) menempatkan transparansi kebijakan dan praktik editorial sebagai bagian penting dalam pengelolaan jurnal ilmiah. Melalui COPE Core Practices serta Principles of Transparency and Best Practice in Scholarly Publishing, jurnal didorong untuk menyediakan informasi yang jelas, mudah ditemukan, konsisten, dan benar-benar sesuai dengan praktik yang dijalankan.

Dalam praktiknya, persoalan yang sering dihadapi pengelola jurnal bukan hanya “kebijakan apa yang harus tersedia?”, tetapi juga:

Di mana kebijakan tersebut ditempatkan? Bagaimana menu website disusun? Apa yang perlu dituliskan pada setiap halaman? Dan bagaimana memastikan bahwa kebijakan yang dipublikasikan tidak berhenti sebagai pernyataan normatif semata?

Untuk membantu menjawab kebutuhan tersebut, Pusat Pengembangan Jurnal dan Seminar, LPPM Universitas Andalas menyediakan Template Website Jurnal yang Selaras dengan COPE. Template ini disusun sebagai dokumen kerja yang dapat dipelajari, ditiru, lalu dimodifikasi sesuai karakteristik masing-masing jurnal.

Template mencakup struktur menu dan navigasi website serta contoh narasi untuk berbagai kebijakan penting, antara lain:

• informasi dan identitas jurnal;
• tata kelola dan independensi editorial;
• panduan dan kebijakan bagi penulis;
• peer review dan panduan bagi reviewer;
• etika publikasi dan penanganan dugaan pelanggaran;
• authorship dan contributorship;
• konflik kepentingan;
• data dan reproduksibilitas;
• ethical oversight;
• hak cipta dan lisensi;
• koreksi, expression of concern, dan retraksi;
• akses terbuka, biaya publikasi, dan sumber pendapatan;
• pengarsipan dan preservasi digital;
• privasi, periklanan, dan pemasaran langsung;
• serta penggunaan kecerdasan buatan dalam proses publikasi.

Dokumen tersebut juga menyediakan berbagai placeholder yang dapat diganti oleh pengelola jurnal, misalnya nama jurnal, penerbit, model peer review, biaya publikasi, sistem pengarsipan, alamat kontak, mekanisme pengaduan, dan informasi spesifik lainnya.

Hal yang perlu diperhatikan: menggunakan template ini tidak dengan sendirinya menjadikan suatu jurnal sebagai anggota COPE atau memperoleh pengesahan dari COPE. Tujuannya adalah membantu pengelola membangun website dan kebijakan editorial yang lebih sistematis, transparan, serta selaras dengan prinsip dan panduan COPE. Pada akhirnya, kebijakan yang tertulis harus benar-benar mencerminkan proses yang dilaksanakan oleh jurnal.

? Template lengkap tersedia pada lampiran PDF di halaman ini.

Pengelola jurnal disarankan menggunakan dokumen tersebut sebagai dokumen kerja. Baca setiap bagian, sesuaikan dengan karakter jurnal, diskusikan bersama Editor-in-Chief dan tim editorial, kemudian terapkan secara konsisten pada website, sistem pengelolaan naskah, dan praktik editorial sehari-hari.

Website yang baik tidak hanya tampak lengkap. Ia harus membuat proses penerbitan dapat dipahami, diperiksa, dan dipercaya.